GTD

Ist Aufgaben zu priorisieren heute noch sinnvoll?

Auf www.innovativ-in.de habe ich einen guten Abriss von Ivan Blatter zum Priorisieren von Aufgaben gefunden. Das deckt sich im Wesentlichen mit meiner persönlichen Einstellung dazu, wenngleich es für “old-school-organizer” wie mich schwierig ist, ganz von den in den 80ern gelehrten Prioritäten abzulassen :-)

Lest unbedingt auch die Kommentare dort, die sind spannend.

Google Kalender mit iCal synchronisieren

Wen man einen Google Kalender benutzt, kann man diesen recht einfach in das lokale iCal auf dem Mac einbinden. Hierzu gibt es eine Anleitung auf Google.

Man muss dazu angeblich auch das unter dem Link angebotene Setup-Tool benutzen, wobei mir nicht wirklich klar ist, warum. Man kann alle Einstellungen auch ohne das Tool manuell im iCal vornehmen.

Hier mal die korrekten Settings unter iCal > Einstellungen… > Accounts (mit + einen neuen Account anlegen):

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Die Account-URL von Google sieht so aus:

https://www.google.com/calendar/dav/ihr_mail%40gmail.com/user

Die URL enthält also die komplette Mail-Adresse des Nutzers, wobei das @-Zeichen durch %40 ersetzt werden muss.

Von nun an werden Änderungen an den Kalendern in beide Richtungen automatisch synchronisiert. Das Intervall für die Aktualisierung kann man in den Settings ebenfalls einstellen.

Also bei mir hat das alles prima geklappt, wie sieht’s bei euch aus? Schreibt mir eure Resultate gerne in die Kommentare.

GTD mit Mac Boardmitteln

Dennis Best hat auf seinem Blog einen interessanten Beitrag veröffentlich, in dem er beschreibt, wie man GTD auf dem Mac mit Boardmitteln implementieren kann.

Hierbei zahlt es sich aus, das die mitgelieferten Applikationen wie Mail und iCal ohne Sync auf die gleichen Daten zugreifen können. Wer die ganzen GTD-Apps auf dem Mac also satt hat, sollte sich den Beitrag mal anschauen und künftig das nutzen, was er ohnehin schon lange auf seinem Mac hat.

Tagging auf dem Mac

Ich habe mich in den letzten Tagen mal wieder verstärkt mit Tagging (Strukturierung von Daten durch Schlüsselworte) beschäftigt, um meine tägliche Arbeit aber auch meine Projekte und meine Dateisystem-Ablage zu optimieren.

Eine sehr gute und vollständige Abhandlung zum Thema “Tagging anstatt Ablage im Dateisystem” kommt von Gernot Starke. Das PDF “Ordnung 2.0 – Hilfen für den Info-Dschungel” umreist die bisherige Strukturierung von Inhalten auf lokalen Dateisystemen und vergleicht diese mit den aktuellen Möglichkeiten des Taggings. Der Beitrag ist etwas Mac lastig, aber das liegt in der Natur der Sache.

Wer sich auch für das Tagging seiner ein- und ausgehenden Mails interessiert kommt natürlich um die Apple Mail Erweiterung MailTags nicht herum. André Aulich hat in einem Beitrag auf seinem Blog erklärt warum und wie man MailTags einsetzt.

GTD Applikation THINGS sperrt User aus

Die neueste Version von THINGS (Version 0.9.1.1 (319)) ist aktuell nicht lauffähig. Wer diese Version also runter geladen und installiert hat, kommt nun nicht mehr an seine Daten ran.

Laut Entwickler ist dies auf ein fehlerhaft gesetztes Ablaufdatum zurückzuführen. Besonders darunter leiden müssen die Leute, deren Zeitzone als erste auf den 16. Mai umgeschaltet hat, als z.B. Nutzer aus Neuseeland.

Viele Nutzer haben sich im Forum darüber beschwert, aber sie mussten warten, bis die Entwickler in Deutschland aufgestanden sind. Dies ist vor ca. 20 Minuten der Fall gewesen, die Entwickler haben eine Korrektur “innerhalb einer Stunde” angekündigt.

Als Workaround kann man übrigens sein Systemdatum um einen Tag zurückstellen, THINGS starten und dann das aktuelle Datum wieder herstellen.

THINGS WebSite

Überall Zeitdiebe

Manchmal bin ich wirklich davon genervt, was sich die Leute um uns herum so erlauben. Warum glaubt so ziemlich jeder, er hat ein Recht auf unsere Zeit? Warum denkt scheinbar keiner nach, bevor er einem anderen die Zeit stiehlt?

Wahrscheinlich, weil es durch Internet und moderne Medien so extrem einfach geworden ist, eine Mail, eine SMS oder eine Sofortnachricht im Chat zu schicken.

Aber gibt uns die Einfachheit der Kommunikation wirklich mehr Rechte? Sollten nicht Höflichkeit, Umsicht und Respekt weiterhin gelten? Brauchen wir wirklich innerhalb von Minuten (Sekunden?) eine Antwort?

Leute, reisst euch endlich am Riemen, auch wenn’s weh tut!

Fangt endlich an nachzudenken, bevor ihr kommuniziert.

  • Verwende ich wirklich das richtige Medium (SMS, Chat, Mail, Telefon), oder gibt es eine weniger aufdringliche/störende/nervende/penetrante Möglichkeit der Kommunikation meines Problems?
  • Was macht mein Kommunikationspartner gerade? Muss ich ihn jetzt wirklich im Urlaub/Mittagspause/Meeting/Feierabend stören?
  • Kann ich auch jemand anderen ansprechen, oder muss es gleich immer die “höchste Instanz” sein, egal wie klein mein Problem auch sein mag?
  • Störe ich vielleicht auch gleich noch andere Personen (Meeting, Gruppenchat, Mailverteiler) anstatt die Zielperson alleine anzusprechen?
  • Kann man evtl. auch mal selbst nachdenken (Ja, das geht) oder googeln?

Ich weiss, das hört sich alles sehr profan und arrogant an, aber achtet doch selbst mal ein bisschen mehr darauf in eurem Umfeld. Ihr werdet sicher auch Beispiele finden.


Merlin Man hat in dieser Richtung auch einiges zu sagen, schaut doch mal in das Video rein:

Unendlich viele Google Mail Adressen

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Ein Blog-Leser hat mich neulich mit einer personalisierten Google Mail-Adresse verblüfft, die er scheinbar nur für unseren Dialog erzeugt hat.

Er hat mir erklärt, das dies ein GMail Feature sei und mir kurze Zeit später noch den Link auf das lindhorst.cc Blog geschickt.

Demnach erlaubt GMail beliebig viele Mail Adressen in der Fom <nutzername+irgendein_Text@gmail.com>.

Das ist doch mal wirklich nützlich, um zu verfolgen, was die Leute so mit den Mail Adressen machen, die man ihnen gibt.

Via: [lindhorst.cc ]

ScanSnap 510M – Ein weiterer Schritt Richtung “papierloses Büro”

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Ein wirklich erstaunliches Stück Technik der ScanSnap 510M (Windows: S510 ) von Fujitsu. Man nehme 50 doppelseitiig bedruckte Dokumente, z.B. einen Stapel Eingangsrechnungen und stecke sie in den ScanSnap. Dann drücke man auf eine Taste und lehne sich zurück. Eigentlich könnte man sich einen Kaffe holen, aber bei bis zu 18 Seiten pro Minute ist die Zeit ist dafür fast zu kurz.

Der ScanSnap nagelt die 50 Seiten durch als wäre es nichts. Beidseitig natürlich. Eine automatische Schrifterkennung wandelt die Seiten dabei in durchsuchbare PDF Dokumente um. Das muss man sich mal vorstellen, das ist super praktisch.

Wenn man z.B. nach einem bestimmen Betrag sucht, gibt man im Spotlight einfach 1375,23 ein und – schwupp – erscheint die richtige Rechnung auf dem Schirm. Oder weitere, falls diese den gleichen Betrag irgendwo enthalten.

Es gibt auch mehrere Videos bei Fujitsu (Flashvideo, Video 1, Video 2), alles was dort gezeigt wird kann ich voll bestätigen.

unclutter.com hat einen guten Beitrag darüber verfasst, wie man sich ein papierloses Dokumenten Management einrichten kann. Auch dort wird der ScanSnap empfohlen. Eine weitere Review zum 500M findet man bei MacNN.

Auch der “Guru” selbst – also Merlin Man – hat einen sehr interessanten Beitrag zu dem Gerät verfasst, hier sind vor allem auch die Kommentare sehr hilfreich.

ACHTUNG: Der SnapScan wird (z.B. bei Amazon) in verschiedenen Bundles angeboten. Ich habe meinen ScanSnap 510 in der Mac Version (also mit dem “M” hinter der 500 bzw. 510) für um die 400,- EUR gekauft. Bei diesem Bundle war kein Adobe Acrobat dabei, was deutlich den Preis senkt. Dafür war der Abby FineReader für Mac dabei, wohl mit die beste OCR Software auf dem Markt. Der Acrobat wird zum Scannen und für die OCR dann nicht benötigt. Hier mal die Trefferliste für Fujitsu ScanSnap bei Amazon.

Bei Bedarf kann ich euch den Lieferanten von meinem ScanSnap nennen, falls ihr nichts passendes findet, das ist wohl ein Fujitsu Fachhändler. Schreibt mir einfach eine Mail.

Wir werden uns das Gerät nun auch noch in einer Windows Version für die Firma zulegen, es ist einfach zu genial.

Vier GTD Programme für den Mac

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Eine recht ausführlichen Vergleich der wichtigsten GTD Programme für den Mac findet man bei http://putthingsoff.com. Dort im Test treten die Programme direkt gegeneinander an und müssen sich in unterschiedlichen Disziplinen behaupten. Gut gemachter Vergleich, der jedoch an einigen Stellen recht subjektiv ist (was dem Autor natürlich vergönnt sei).