Kommunikations-Policy

Einleitung

Hinweis: Artikel noch unfertig, aber evtl. dennoch schon hilfreich ;-)

Hier möchte ich mal meine persönliche Kommunikations-Policy und auch Strategie darlegen, die über die Jahre gewachsen ist, sich immer wieder verändert hat und nun den Stand hat, den sie eben gerade hat.

Einleitend weise ich darauf hin, das ich meine Lebensbereiche nicht besonders „hart“ voneinander trenne. Also egal ob privat, geschäftlich, politisch oder was auch immer, ich verwende teilweise sich überschneidende Kommunikationskanäle.

Natürlich gibt es auch spezielle Adressen und „Anfasser“ für bestimmte Bereiche, aber intern (also z.B. in meinem Mailprogramm) läuft dann doch wieder alles zusammen. Es soll halt nur auf der jeweiligen Visitenkarte oder Web-Site die jeweils passende Kontakt-Adresse nach aussen sichtbar sein, ist halt auch eine Frage des Marketings und des CD/CI.

Kanäle

Kommunikationskanäle sind die Wege, auf denen ich kommuniziere. Zu jedem Kanal erkläre ich auch (in etwa) welche Priorität der Kanal geniesst, wie oft ich ihn abrufe und welchen primären Zwecken der jeweilige Kanal dient. Desweiteren habe ich versucht, die Kanäle in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit aufzulisten.

Telefon / Handy

Mein Handy ist 24/7 „am Mann“, wenn man mich wirklich und dringlich und ganz dolle wichtig und mit sicherem Handshake/ACK erreichen oder informieren möchte, sollte man das Handy benutzen. Hierbei sollte man jedoch wissen, das ich absolut kein Fan vom telefonieren bin, meine Handy-Rechnung ist minimal, da ich so gut wie nie anrufe und falls doch, dann nur im Steno-Stil extrem kurze Dialoge führe.

SMS

SMS behandle ich von der Dringlichkeit ähnlich wie Telefonate (manchmal sogar noch dringlicher) ,sie haben also eine maximale Priorität bei mir. Leider passiert es auch schon mal, das ich das „Pling“ nicht höre, weil ich in einer Sitzung bin oder war und das Handy noch auf „leise“ steht. Das ist aber die Ausnahme.

eMail

eMails lese ich i.d.R. täglich und auch fortlaufend, solange ich am Rechner sitze. Unterwegs vom Handy lese ich fast nie eMails, es sei denn, ich erwarte eine dringende Mail oder jemand fordert mich per IM (Instant Messenger) dazu auf.

Ich benutze eine Handvoll Filterregeln um eingehende eMails automatisch weg zu sortieren. Hier werden vor allem Mailinglisten gefiltert, die ich zwar bekommen aber nicht zwingend lesen mag. Dadurch kann ich innerhalb dieser Listen – bei Bedarf – nach Schlagworten suchen und gezielt einzelne Mails lesen. Bestimmte Suchen nach besonders wichtigen Schlagworten habe ich sogar abgespeichert, passende Mails werden mir automatisch in sogenannten „Intelligenten Postfächern“ angezeigt. Wenn also jemand auf einer bestimmten Mailingliste beispielsweise das Wort Spaghettimonster verwendet, würde ich im entsprechenden „Intelligenten Postfach“ eine neue Nachricht finden.

Meine eMail-Adressen

  • Firmen-Adressen: Ich benutze eine Reihe von geschäftlichen eMail-Adressen für die jeweilige Firma in/für die ich tätig bin. Diese sind dann auch bei Portalen und Kooperationspartnern hinterlegt, welche mit der jeweiligen Firma im Kontakt stehen. Folgende Adressen fallen mir spontan ein:
    • ep@d-hosting.de
    • ep@im-netz.de
    • ep@crm-now.de
  • Persönliche Adressen: Dies sind Adressen, die irgendwie im direkten Kontakt zu meiner Person stehen. Auch wenn ich irgendwo nicht zwingend oder ausschliesslich als Repräsentant einer Firma, Partei oder Organisation auftrete, verwende ich diese Adressen.
    • ep@paolini.de (mein Name)
    • ep@urban-thinking.de (mein Blog)
    • ep@0xs.de (mein Twitter-Nick)
    • … weitere
  • Partei-Adressen: Alle Adressen, die im Zusammenhang mit Kommunikation für die Piratenpartei stehen.
    • ep@piraten-fraktion-spandau.de: Meine „offizielle“ Adresse wenn ich als Fraktionsvorsitzender oder Bezirksbeauftragter kommuniziere. Eigentlich müsste man diese beiden Funktionen noch trennen, vielleicht hole ich mir mal eine offizielle eMail-Adresse vom LV Berlin für den Bezirksbeauftragten und trenne das dann.
    • ep@paolini.de: Wenn ich als „Basis-Pirat“ (und nicht in einer Funktion) kommuniziere und auf einigen Mailinglisten der Piraten verwende ich meine persönliche eMail-Adresse. Die Trennung ist leider nicht ganz stringent durchgezogen.
  • Sonstige Adressen: Durch die ganzen Social Media und sonstigen Plattformen, Provider und was weiss ich noch für Dienste habe ich noch eine ganze Latte an weiteren Adressen, die ich sporadisch hier und da mal verwende. Es gibt da unterschiedliche Anwendungszwecke, auf die ich hier aber – aus Gründen – nicht detailliert eingehen werde. Folgende Dienste fallen mir spontan ein (nicht vollständig):
    • Facebook, Google, Yahoo, Web.de, GMX,

Social Media Dienste

Ein Großteil meiner Kommunikation läuft inzwischen über Social Media Dienste, die ich hier mal aufliste mit Hinweisen zur Nutzung und Priorisierung durch mich. Ein Vorteil von Nachrichten innerhalb eines Social Media Dienstes ist definitiv, dass man keinen SPAM erhält, da man (i.d.R.) nur von direkten Kontakten angeschrieben werden kann. Das stimmt zwar nicht zwingend für jeden Dienst, aber im Groben kommt das schon so hin und das merkt man auch deutlich.

Facebook

Neben eMail eigentlich derzeit mein wichtigster Kommunikationskanal, persönliche Nachrichten werden von mir fast Rund um die Uhr „zur Kenntnis“ genommen, auch unterwegs via Handy oder iPad.

Twitter

Google+

Xing

Sonstige

Generelle Regeln und Hinweise

Wenn ich mal nicht reagiere auf eine Nachricht, kann das unterschiedliche Gründe haben, hier eine unvollständige Auflistung:

  • Ich habe den betreffenden Kanal gerade nicht auf dem Schirm, das kommt vor. Welche Kanäle ich wie priorisiere steht bei den jeweiligen Kanälen dabei bzw. in der Sektion „Wie man mich am besten erreicht“.
  • Ich habe gerade grundsätzlich keine Lust zu antworten. Auch das kommt vor, je nach dem, was ich gerade so treibe oder wie ich drauf bin. Das ist dann nicht personenbezogen, sondern meinem (Privat-)Leben geschuldet.
  • Ich habe gerade keine Lust, mit einer bestimmten Person zu kommunizieren. Auch das kommt regelmäßig vor und gilt für einige Personen temporär, für andere dauerhaft. Häufig teile ich diese Tatsache der Person nicht explizit mit, hier würde mich eure Meinung interessieren. Sollte man den Personen sagen, das man temporär oder dauerhaft nicht mit ihnen kommunizieren möchte, oder spart man sich diesen Aufwand in der Hoffnung, dass sie es von selbst bemerken?
  • Ich höre das „Pling“ nicht. In Sitzungen oder Meetings halte ich es für höflich, Klingeltöne und „Plings“ zu deaktivieren, sodass ich nicht auf Nachrichten reagiere. Diese werden dann abgearbeitet, sobald die Sitzung vorbei ist und ich Zeit habe.

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